"Nie sme prevádzkovatelia, sme majitelia" - hovoria v podniku Beer Brothers
„Mali sme tabuľky na Disku Google. Každý podnik mal jednu až dve, v lepšom prípade prepojené. Všetky faktúry sme zadávali manuálne. Triedili sme ich, kopírovali, exportovali, porovnávali ručne. Chyby boli bežné.“
V roku 2017 si Prokop s bratom otvorili prvý podnik. Dnes vedú päť prevádzok, pivnicu, catering a tím približne 90 ľudí. Na prvý pohľad pôsobia ako etablovaný gastro koncept – cesta k systému, ktorý funguje, však rozhodne nebola priama.
Ako to prebiehalo:
Ako to prebiehalo:
- 10 – 20 hodín týždenne zabíjali administratívu a manuálnym vkladaním dát a opravami chýb v Exceli. Približne 200 faktúr na každú pobočku.
- Stres na konci mesiaca, pretože nemali prehľad, kedy im hrozia veľké výdavky.
- Nízka chybovosť? Skôr ilúzia - nepravidelné párovanie faktúr s platbami spôsobovalo desiatky preklepov a oneskorených úhrad.
- Platby sa realizovali večer, ručne - a teda tiež s chybami.
„Faktúry som do banky prepisoval ručne. Po večeroch, unavený. Dvakrát tá istá faktúra, nesprávny účet, chybný variabilný symbol. Klasika.“
Chybovosť a Excel prekročili únosnú mieru
Bratia sa rozhodli hľadať nástroj, ktorý by zjednotil všetky procesy, eliminoval manuálnu prácu a ponúkol prehľad v reálnom čase.
„Tá chybovosť bola obrovská, to áno. K problematike som sa často dostal až o 10 večer a mnohokrát tam bol nesprávny variabilný symbol alebo účet, a to je to najhoršie. My sme vo Zlíne doteraz fungovali pod jednou s.r.o., takže v bankovom rozhraní musíme prepínať účty a občas omylom zaplatím niečo z nesprávneho účtu.“
Natrafili na Dishboard. Prečo práve tento nástroj?
Pri testovaní viacerých riešení ich zaujali najmä tieto funkcie Dishboardu: schopnosť automaticky prečítať faktúry z fotografie alebo e-mailu a nahrať ich do systému v priebehu sekúnd, interaktívny cash-flow kalendár a možnosť generovať hromadné platobné príkazy. Po pilotnom importe prvých historických dokladov a faktúr a overení, že systém zvládne ich objemy, sa rozhodli pre plné nasadenie, ktoré pokračovalo kompletným zaučením.
Komplikované?
„Myslel som si, že to bude veľmi komplikované, ale to bola moja chyba. A tak som si jeden večer pod tlakom vyhradil čas, naučil sa to za hodinu a bol som spokojný. A asi po mesiaci od toho som si uvedomil, že celý systém mám prehľadnejší, lepší a čistejší, pre mňa je jednoduchšie riešiť veci takto.“
A potom už to bolo jednoduché
„Tá chybovosť bola obrovská, to áno. K problematike som sa často dostal až o 10 večer a mnohokrát tam bol nesprávny variabilný symbol alebo účet, a to je to najhoršie. My sme vo Zlíne doteraz fungovali pod jednou s.r.o., takže v bankovom rozhraní musíme prepínať účty a občas omylom zaplatím niečo z nesprávneho účtu.“
Natrafili na Dishboard. Prečo práve tento nástroj?
Pri testovaní viacerých riešení ich zaujali najmä tieto funkcie Dishboardu: schopnosť automaticky prečítať faktúry z fotografie alebo e-mailu a nahrať ich do systému v priebehu sekúnd, interaktívny cash-flow kalendár a možnosť generovať hromadné platobné príkazy. Po pilotnom importe prvých historických dokladov a faktúr a overení, že systém zvládne ich objemy, sa rozhodli pre plné nasadenie, ktoré pokračovalo kompletným zaučením.
Komplikované?
„Myslel som si, že to bude veľmi komplikované, ale to bola moja chyba. A tak som si jeden večer pod tlakom vyhradil čas, naučil sa to za hodinu a bol som spokojný. A asi po mesiaci od toho som si uvedomil, že celý systém mám prehľadnejší, lepší a čistejší, pre mňa je jednoduchšie riešiť veci takto.“
A potom už to bolo jednoduché
- Export historických dokladov - vyexportovali z účtovného systému a nahrali do Dishboardu približne 1 000 faktúr.
- Nastavenie kategórií - vytvorili vlastné skupiny (suroviny, energie, mzdy) pre pohodlné sledovanie nákladov.
- Školenie kľúčového užívateľa - online konzultácia trvala okolo hodiny.
- Zaškolenie tímu - ďalší kolegovia teraz faktúry iba schvaľujú, zvyčajne počas niekoľkých minút denne.
„Jo, lepšiu kontrolu nad financiami určite máme. Plánovanie cashflowu je určite tiež lepšie. Máme na to viac priestoru a myslím si, že nám to pomáha s financiami všeobecne.“
Čo sa zmenilo?
- Každá prevádzka má jedinečný e-mail na príjem faktúr
- Všetky faktúry sa automaticky vyťažujú
- Lehoty splatnosti sa sledujú automaticky
- Platby sa odosielajú hromadne – bez prepisovania
- Dáta sa automaticky triedia podľa kategórií aj období
Tie najlepšie funkcie?
- Čítanie a automatické nahrávanie faktúr
- Hromadné platobné príkazy
- Vlastné kategórie nákladov
- Žiadne manuálne filtrovanie a hľadanie dát v Exceli
Prokop má dnes denne prístup k výsledkom, cashflow, rozpadom nákladov aj porovnaniu medzi prevádzkami. A predovšetkým, má priestor s dátami niečo robiť.
„Skôr sme to len hádzali do tabuľky. Teraz sa pozrieme, čo to znamená. Máme čísla, ktoré nám hovoria, kde sme efektívni a kde nie.“
„Dnes vieme, že sa niečo deje skôr, než to zistíme na účte. A vďaka tomu máme väčší pokoj.“
„Skôr sme to len hádzali do tabuľky. Teraz sa pozrieme, čo to znamená. Máme čísla, ktoré nám hovoria, kde sme efektívni a kde nie.“
- S dátami pracujú každý deň
- Sledujú trendy, kvartály, mesiace, prevádzky
- Plánujú bonusy, investície, marketing aj cashflow
- Vedia, čo si podnik môže a čo si nemôže dovoliť
„Dnes vieme, že sa niečo deje skôr, než to zistíme na účte. A vďaka tomu máme väčší pokoj.“
„Keby sa nám to nevracalo a nemalo to zmysel, samozrejme by sme v tejto spolupráci nepokračovali. Časovo aj finančne nám to totiž šetrí polovičný úväzok. A vidíme presne, kam nám peniaze odchádzajú.“
Viete, ako správne počítať FOOD COST?
Túto metriku možno počítať na niekoľkých úrovniach, o ktorých si môžete prečítať v našom článku o FOOD COSTE. A to vrátane spomínaného zohľadnenia skladových zásob.
Najlepšia úľava? Automatizácia platieb
Hromadné príkazy patria medzi najobľúbenejšie funkcie.
„Toto je pre mňa game changer. Keď odošlem 20 faktúr naraz, bez chyby, správne spárované, mám pokoj. A nemusím to robiť o 22:00 ručne ako predtým.“
Čo to v praxi znamená?
„To, že máme konečne priestor riadiť firmu, nielen reagovať na problémy.“
„Toto je pre mňa game changer. Keď odošlem 20 faktúr naraz, bez chyby, správne spárované, mám pokoj. A nemusím to robiť o 22:00 ručne ako predtým.“
Čo to v praxi znamená?
- Úspora desiatok hodín mesačne
- Menej chýb a dvojnásobných platieb
- Presnejší reporting a prehľad
- Lepšie rozhodnutia skôr, než je neskoro
- Možnosť riadiť rast aj spomaliť, keď treba
- Viac priestoru pre tím, menej operatívy
„To, že máme konečne priestor riadiť firmu, nielen reagovať na problémy.“
A ako je to teraz?
Dishboard zmenil chaos v Excele na plynulý chod financií. Beer Brothers si uvoľnili stovky hodín ročne, zbavili sa nočných starostí s chybami a teraz majú stopercentný prehľad, kam peniaze skutočne putujú. Namiesto papierovania sa venujú tomu, čo ich baví – vymýšľaniu nových pivných špecialít, prekvapovaniu hostí a budovaniu svojho gastro impéria.
Dishboard zmenil chaos v Excele na plynulý chod financií. Beer Brothers si uvoľnili stovky hodín ročne, zbavili sa nočných starostí s chybami a teraz majú stopercentný prehľad, kam peniaze skutočne putujú. Namiesto papierovania sa venujú tomu, čo ich baví – vymýšľaniu nových pivných špecialít, prekvapovaniu hostí a budovaniu svojho gastro impéria.
Přehled food costu a dalších klíčových metrik v Dishboardu
Chcete dosiahnuť rovnako skvelé výsledky aj vo vašom gastro podniku?
Povedzte nám svoj príbeh
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
Nastavení sušenky
Sušenky nezbytné pro správné fungování webu jsou vždy povoleny.
Ostatní sušenky lze nastavit.
Ostatní sušenky lze nastavit.
