🔥 Auto-kategorizace nákladů je tady! Už žádné ruční rozdělování fakturChci to vidět →
English
Čeština
SlovenčinaJak majitel Pedro's Streetfood Bistro automatizoval faktury a získal desítky hodin měsíčně zpět
S rostoucím počtem gastro provozů přibývají dodavatelé, faktury, účtenky i tabulky. Majitel restaurace přitom často nemá samostatného člověka na administrativu. Po směně tak místo rozvoje podniku kontroluje splatnosti, dohledává doklady a připravuje podklady pro účetní.
Stejný problém řešil Petr Pavlů z Pedro's Streetfood Bistro. Z původního food trucku postupně vybudoval několik propojených gastro projektů, vlastní přípravnu, catering a cukrářskou výrobu. Firma dnes zpracovává až 150 faktur měsíčně a spolupracuje přibližně s 25 pravidelnými i příležitostnými dodavateli. Dokud byl provoz malý, zvládal Petr evidovat faktury ručně. S každým dalším projektem ale ztrácel přehled o splatnostech, nákladech i tom, která část podnikání skutečně vydělává.
Po zavedení Dishboardu přichází faktury automaticky do jednoho systému. Petr podle svého odhadu ušetří nižší desítky hodin měsíčně, má všechny splatnosti v platebním kalendáři a při kontrole odpisů odhalil přibližně 40 000 Kč ročně ve vyhozených surovinách.
Stejný problém řešil Petr Pavlů z Pedro's Streetfood Bistro. Z původního food trucku postupně vybudoval několik propojených gastro projektů, vlastní přípravnu, catering a cukrářskou výrobu. Firma dnes zpracovává až 150 faktur měsíčně a spolupracuje přibližně s 25 pravidelnými i příležitostnými dodavateli. Dokud byl provoz malý, zvládal Petr evidovat faktury ručně. S každým dalším projektem ale ztrácel přehled o splatnostech, nákladech i tom, která část podnikání skutečně vydělává.
Po zavedení Dishboardu přichází faktury automaticky do jednoho systému. Petr podle svého odhadu ušetří nižší desítky hodin měsíčně, má všechny splatnosti v platebním kalendáři a při kontrole odpisů odhalil přibližně 40 000 Kč ročně ve vyhozených surovinách.
až 150 faktur
40 000 Kč ročně
odhalených ve vyhozených surovinách
zpracovaných na jednom místě
ušetřených na administrativě
desítky hodin
Když podnik roste rychleji než administrativa
Petr nezačínal s ambicí vybudovat gastro firmu o několika provozech. Chtěl lidem v regionu nabídnout jídlo, které tehdy téměř nikdo nedělal. Po zkušenostech z první burgrárny se vydal vlastní cestou. Koupil starý food truck, který měl objíždět festivaly. Jenže hned při první návštěvě servisu přišla studená sprcha. „V servisu mi řekli, že to auto už nikam nepojede a že ho mám shodit ze skály.“ Paradoxně právě tahle komplikace změnila celé podnikání. Místo cestování po akcích získal stálé místo na náměstí v Lednici a začal budovat podnik, za kterým lidé jezdili cíleně.
Postupně přibyl druhý food truck, během covidu první kamenné bistro v Mikulově a následně vlastní přípravna, catering i cukrářská výroba Zacukřeno. Firma dnes zaměstnává přibližně 20 až 25 lidí, spolupracuje zhruba s 25 dodavateli a funguje jako několik propojených gastro projektů pod jednou střechou. A právě v tu chvíli přestal fungovat systém, který dříve stačil.
Postupně přibyl druhý food truck, během covidu první kamenné bistro v Mikulově a následně vlastní přípravna, catering i cukrářská výroba Zacukřeno. Firma dnes zaměstnává přibližně 20 až 25 lidí, spolupracuje zhruba s 25 dodavateli a funguje jako několik propojených gastro projektů pod jednou střechou. A právě v tu chvíli přestal fungovat systém, který dříve stačil.
Ruční zpracování až 150 faktur měsíčně
Petr si dlouho evidoval náklady ručně. Každou fakturu otevřel, přepsal potřebné údaje, popsal platbu a následně kontroloval, kdy ji musí uhradit. Administrativu přitom stále zajišťoval sám. S rostoucím počtem provozů už ale tento způsob přestal být udržitelný. Firma dnes pracuje přibližně s 15 pravidelnými a dalšími zhruba 10 příležitostnými dodavateli
Někteří dodávají zboží jednou za měsíc, jiní několikrát týdně. Vedle masa, zeleniny a pečiva přibyly také specializované suroviny pro cukrářskou výrobu a catering. Jen do Dishboardu firma v některých měsících nahraje až 150 faktur.
Při průměru přibližně 120 faktur měsíčně a dvou minutách na každý doklad znamenalo samotné základní přepisování několik hodin práce. K tomu bylo potřeba připočítat dohledávání dokumentů,, kontrolu informací, hlídání splatností a komunikaci s účetní.
Někteří dodávají zboží jednou za měsíc, jiní několikrát týdně. Vedle masa, zeleniny a pečiva přibyly také specializované suroviny pro cukrářskou výrobu a catering. Jen do Dishboardu firma v některých měsících nahraje až 150 faktur.
Při průměru přibližně 120 faktur měsíčně a dvou minutách na každý doklad znamenalo samotné základní přepisování několik hodin práce. K tomu bylo potřeba připočítat dohledávání dokumentů,, kontrolu informací, hlídání splatností a komunikaci s účetní.
„Vezměte si 120 nebo 150 faktur a na každé strávíte dvě minuty. To jsou fakt hodiny. A to ještě nepočítám hledání, focení a další věci."
Jak Petr začal automatizovat faktury
Na Dishboard Petra upozornil známý z Mikulova, který už systém používal ve vlastním gastro podniku. Nezaujal ho dlouhý seznam funkcí. Rozhodující byly přehledné grafy, inventury a možnost okamžitě vidět, jakou část nákladů tvoří suroviny, mzdy nebo další výdaje.
„Ukázal mi grafy, inventury a procenta nákladů na jídlo. Říkal jsem si: Wow, to je přesně ono.“, dodává Petr.
Druhý den Petr Dishboard kontaktoval a rozhodl se systém zavést. Také samotné nastavení podle něj nebylo složité. Během onboardingu se naučil základní funkce a rychle pochopil, jak bude systém používat v každodenním provozu.
„Ukázal mi grafy, inventury a procenta nákladů na jídlo. Říkal jsem si: Wow, to je přesně ono.“, dodává Petr.
Druhý den Petr Dishboard kontaktoval a rozhodl se systém zavést. Také samotné nastavení podle něj nebylo složité. Během onboardingu se naučil základní funkce a rychle pochopil, jak bude systém používat v každodenním provozu.
Automatické zpracování faktur: Petr je jen schválí a účetní si je stáhne
Přibližně 95 % faktur dnes přichází rovnou na určený e-mail a automaticky se propíše do Dishboardu. Petr dokument pouze zkontroluje a schválí. Účetní má do systému vlastní přístup a potřebné faktury si stáhne sama.
Papírové faktury nebo doklady od dodavatelů stačí vyfotit telefonem. Dishboard z dokumentu přečte údaje a během několika desítek sekund je vloží do systému a zařadí do příslušné kategorie. Vše je tedy rychlé a přehledné.
Papírové faktury nebo doklady od dodavatelů stačí vyfotit telefonem. Dishboard z dokumentu přečte údaje a během několika desítek sekund je vloží do systému a zařadí do příslušné kategorie. Vše je tedy rychlé a přehledné.
„Dřív jsem pořád ťukal faktury do mobilu. Teď se provedla automatizace, faktura se pošle do Dishboardu, já ji schválím a účetní si ji stáhne. Brutálně mi to pomohlo."
Jak platební kalendář hlídá splatnosti faktur
Jednou z nejužitečnějších funkcí je pro Petra platební kalendář. Před zavedením Dishboardu měl faktury uložené na různých místech a neměl jasný přehled o tom, která je splatná jako první. Některé platby proto zapadly. Následně přicházely upomínky a Petr musel dodavatelům vysvětlovat, že peníze má, ale faktura se jednoduše ztratila mezi další administrativou.
Dishboard všechny splatnosti zobrazuje na jednom místě a připomíná, které faktury čekají na úhradu. „Kalendář splatností vám šetří i kredit u dodavatelů. Nejste za člověka, který neplatí faktury. Já jsem trochu bordelář, takže je to pro mě takový policajt, který mi řekne: Kámo, tady ti visí faktura, rychle ji zaplať.“
Díky tomu se správa faktur nespoléhá pouze na paměť majitele nebo na to, zda se konkrétní e-mail neztratí mezi dalšími zprávami.
Dishboard všechny splatnosti zobrazuje na jednom místě a připomíná, které faktury čekají na úhradu. „Kalendář splatností vám šetří i kredit u dodavatelů. Nejste za člověka, který neplatí faktury. Já jsem trochu bordelář, takže je to pro mě takový policajt, který mi řekne: Kámo, tady ti visí faktura, rychle ji zaplať.“
Díky tomu se správa faktur nespoléhá pouze na paměť majitele nebo na to, zda se konkrétní e-mail neztratí mezi dalšími zprávami.
Kontrola food costu a nákladů jako maják
Dishboard pro Petra není pouze nástroj na ukládání faktur. Pomáhá mu také sledovat food cost, strukturu nákladů a ekonomiku jednotlivých provozů. Petr sám sebe označuje za emocionálního podnikatele. Když ho napadne nový projekt, rychle si představí jeho potenciál a začne jej realizovat. Čísla dříve často přicházela na řadu až později.
„Podniky jsme řešili víc srdcem než hlavou. Pak jsme se dostali do fáze, kdy jsme vydělali hromadu peněz, ale nic nám nezbylo.“, vypráví.
S růstem firmy proto začal více sledovat, kde peníze skutečně končí. U firmy s několika typy provozu, společnou kuchyní a více sklady není přesné rozdělení nákladů vždy jednoduché. Bistro, catering a cukrářská výroba mají jiné marže a část surovin využívají společně.
Data v Dishboardu ale Petrovi pomáhají poznat, že se některý ukazatel začíná odchylovat. Systém tak nenahrazuje podnikatelské rozhodování. Ukazuje ale, kde má majitel začít hledat.
„Podniky jsme řešili víc srdcem než hlavou. Pak jsme se dostali do fáze, kdy jsme vydělali hromadu peněz, ale nic nám nezbylo.“, vypráví.
S růstem firmy proto začal více sledovat, kde peníze skutečně končí. U firmy s několika typy provozu, společnou kuchyní a více sklady není přesné rozdělení nákladů vždy jednoduché. Bistro, catering a cukrářská výroba mají jiné marže a část surovin využívají společně.
Data v Dishboardu ale Petrovi pomáhají poznat, že se některý ukazatel začíná odchylovat. Systém tak nenahrazuje podnikatelské rozhodování. Ukazuje ale, kde má majitel začít hledat.
S rostoucím počtem dodavatelů je stále obtížnější sledovat nejen celkové náklady, ale i to, jak se mění ceny jednotlivých surovin. Dishboard proto nabízí také funkci Hlídač cen, která automaticky porovnává položky na fakturách a upozorní na každé významnější zdražení. Restaurace tak získá přehled o změnách cen dříve, než se začnou negativně promítat do marže.
Kontrola odpisů odhalila 40 000 Kč, které skončily v koši
Při zpětné kontrole odpisů Petr zjistil, že firma během jednoho roku vyhodila suroviny přibližně za 40 000 Kč. Nešlo o jeden velký problém. Částka vznikala postupně z menších odpisů, prošlých zásob nebo potravin, které se nestihly využít. Právě podobné drobné ztráty mohou v restauraci dlouho unikat pozornosti.
Jednotlivě nevypadají zásadně, ale za celý rok se mohou nasčítat do desítek tisíc korun. Díky lepšímu přehledu začal tým více řešit odpisy a procesy ve skladech i výrobě. Pro Petra je důležité hlavně to, že se problém ukázal včas a bylo možné na něj reagovat.
Jednotlivě nevypadají zásadně, ale za celý rok se mohou nasčítat do desítek tisíc korun. Díky lepšímu přehledu začal tým více řešit odpisy a procesy ve skladech i výrobě. Pro Petra je důležité hlavně to, že se problém ukázal včas a bylo možné na něj reagovat.
“Za ty peníze je Dishboard prakticky zadarmo”
Petr hodnotu systému vidí v hodinách práce, které už nemusí věnovat přepisování faktur, jejich hledání a řešení zapomenutých splatností. U majitele restaurace totiž čas strávený administrativou není zdarma. Je to čas, během kterého se nevěnuje týmu, zákazníkům, novému menu ani kontrole provozu.
Po roce používání si proto Petr neumí představit, že by se vrátil k původnímu systému. „Je to podle mě nenahraditelný pomocník prakticky pro každého člověka v gastru.“, ukončuje Petr náš rozhovor.
Po roce používání si proto Petr neumí představit, že by se vrátil k původnímu systému. „Je to podle mě nenahraditelný pomocník prakticky pro každého člověka v gastru.“, ukončuje Petr náš rozhovor.
Před a po Dishboardu
Nejčastější otázky k automatizaci faktur s Dishboardem
- Jak automatizovat zpracování faktur v restauraci?Elektronické faktury mohou chodit přímo do systému pro správu nákladů – automaticky z e-mailu nebo nahráním fotografie. Systém z nich načte potřebné údaje, zařadí je do přehledu a správné kategorie a může také zpřístupnit účetní. Pokud je faktura bez problémů, systém ji automaticky schválí, případně ji majitel dodatečně zkontroluje.
- Kolik času zabere zpracování faktur v gastro provozu?Záleží na počtu dokladů a používaném systému. Pedro bistro zpracovává až 150 faktur měsíčně. Petr Pavlů odhaduje, že díky automatizaci ušetří desítky hodin měsíčně, které dříve trávil přepisováním, hledáním a kontrolou faktur. Zároveň zjistil ztrátu v odpisech v hodnotě 40 000 Kč – to už se mu teď stát nem
- Jak v restauraci hlídat splatnosti faktur?Nejspolehlivější je mít všechny přijaté faktury v jednom platebním kalendáři. Majitel vidí, které doklady čekají na úhradu, a nemusí kontrolovat jednotlivé e-maily, papírové faktury ani vlastní poznámky.
- Jak získat přehled o nákladech restaurace?Dishboard průběžně spojuje data z faktur, tržeb, mezd a skladů. Díky tomu lze sledovat food cost, odpisy, změny nákladů a vývoj jednotlivých kategorií, místo čekání na zpětné výsledky od účetní.
- Vyplatí se software na faktury i malé restauraci?Ano, především pokud administrativu zpracovává přímo majitel. U menší restaurace ušetříte čas i peníze díky včasnému odhalení zdražování dodavatelů, méně chyb a rychlejší předávání podkladů účetní.
Chcete místo faktur řešit svůj podnik?
Přestaňte trávit hodiny přepisováním faktur, hledáním dokladů a tvoření excelových tabulek. Věnujte čas tomu, co skutečně posouvá váš podnik, a mějte pod kontrolou náklady i zdražování dodavatelů dřív, než se promítnou do vaší marže. Domluvte si nezávaznou ukázku Dishboardu.
Přehled food costu a dalších klíčových metrik v Dishboardu
Chcete dosáhnout stejně skvělých výsledků i ve Vašem gastro podniku?
Povězte nám svůj příběh
a my vám připravíme řešení na míru!
a my vám připravíme řešení na míru!
