Ako Iva z bistra Lagom zrušila 15 tabuliek
Predstavte si scénu: ste majiteľ kaviarne či reštaurácie, vonku sa otepluje a cyklotrasa pred vaším podnikom praská vo švíkoch. Namiesto toho, aby ste plánovali sezónne menu alebo trénovali nový personál, sedíte nad šanónmi s papierovými faktúrami, hľadáte účtenky, vyťahujete bankové výpisy a v Exceli doháňate, čo ste minulý týždeň nestihli. Znie vám to povedome?
Keď sa sen o vlastnej kaviarni zmení na účtovnú nočnú moru.
Pre Ivu Jindrákovú, majiteľku bistra Lagom, sa sen o vlastnej kaviarni stal realitou už v októbri 2024. Spolu s mamou otvorili Lagom v malebnom priestore pri cyklotrase. Prvé mesiace priniesli nadšenie aj chaos:
- 15 Excelových tabuliek na faktúry, food cost, mzdy, prevádzkové náklady. Každá zmena sa musela ručne prenášať medzi tabuľkami.
- Šanóny plné účtov a faktúr, ktoré sa neustále strácali alebo pokrčili.
- Denné hodinové rutiny: tlač, skenovanie, ručné párovanie faktúr s bankovým výpisom. Dodávatelia posielajú veci, ako chcú.
- Neaktuálny cash-flow: nejasno, či zostáva na nájom, mzdy alebo na krásny nový stôl, čo sa jej tak dlho páči.
- Food cost hore a dole – a nevedno prečo.
„Mala som 15 Excelových tabuliek a šanóny plné faktúr – každý mesiac som to musela skladať nanovo, trávila som tým aj tri týždne..“
Iva, ako mama malých detí a zamestnávateľka 20 ľudí v bistre, vstáva o 05:30, do kaviarne prichádza okolo ôsmej, kde dohliada na prípravu, obed, servis a popri tom rieši – okrem iného – financie. Keď sa skôr blížil koniec mesiaca, vracala sa domov neskoro, často s notebookom v batohu, aby ešte vybavila tlač faktúr a kontrolu platieb v Exceli.
„Rada sa hrabem v číslach, riešim optimalizáciu food costu, podľa toho mi vychádza marža, ale prišlo mi, že to riešim stále a potom mi uniká niečo iné.“
Najväčší moment prišiel, keď na jar dorazila ročná faktúra za smeti vo výške 1500 €. „Myslela som si, že to platím mesačne, ale ono to bolo naraz celé. To bol moment, keď som si uvedomila, že musím nájsť spôsob, ako mať financie pod kontrolou v reálnom čase.“
„Rada sa hrabem v číslach, riešim optimalizáciu food costu, podľa toho mi vychádza marža, ale prišlo mi, že to riešim stále a potom mi uniká niečo iné.“
Najväčší moment prišiel, keď na jar dorazila ročná faktúra za smeti vo výške 1500 €. „Myslela som si, že to platím mesačne, ale ono to bolo naraz celé. To bol moment, keď som si uvedomila, že musím nájsť spôsob, ako mať financie pod kontrolou v reálnom čase.“
Dishboard: od prvého stretnutia k plnej dôvere
Iva hľadala riešenie, ktoré by:
Iva hľadala riešenie, ktoré by:
- Znížilo čas strávený rutinnými účtovnými úkonmi.
- Aktívne sledovalo Plate cost / food cost / drink cost – podľa toho totiž nastavuje cenu ponuky.
- Minimalizovalo chyby a „pátranie po papieroch“.
- Umožnilo plánovať cash-flow na základe dát, nie odhadov.
„Po jednej online schôdzke a dvoch e-mailoch som mala Dishboard v rukách. Ak som to pochopila ja, netechnický typ, zvládne to každý,“ usmieva sa.
Po týždni mala Dishboard plne v rukách, Iva si osvojila:
- Import faktúr jedným preposlaním e-mailu – hlavne naučila dodávateľov, aby jej faktúry posielali na špecifický e-mail, ktorý sa páruje s Dishboardom.
- Nastavenie kalendára platieb na sledovanie splatností a priame platenie z neho pomocou QR kódov.
- Reporty food cost a cash-flow
Zo začiatku kontrolovala svoje financie doslova deň čo deň – otvárala Dishboard, overovala, či sa každá faktúra správne spárovala, a sledovala stav hotovosti v module Kasa. Čo si budeme hovoriť, nový systém na financie? Nie je to hneď ľahké uveriť. Už po niekoľkých týždňoch však spoznala, že rutinné úkony zvláda systém automatizovať a dá sa mu dôverovať.
„Teď stačí jeden klik – mám hotovo. Předtím jsem nad tím seděla týdny a stresovala se.“
Pochybnosti?
Spracovanie faktúr a dodávatelia
Každý mesiac Iva predtým spracovávala približne 150–200 faktúr od desiatok rôznych dodávateľov – a to všetko ručne v Exceli. Teraz naordinovala dodávateľom, aby faktúry posielali na špeciálny Dishboard e-mail, z ktorého systém sám automaticky načíta položky, cenu aj splatnosť z faktúry v prílohe. Následne to uloží do platobného kalendára, ktorý automaticky pripomína budúce platby. Tie potom nie sú opomenuté.
Vďaka tomu dokázala presvedčiť aj malých farmárov, aby jej faktúry posielali digitálne – a tí, ktorí pôvodne posielali len papier, teraz posielajú 100 % dokladov e-mailom. Tým odpadlo zdĺhavé pátranie a zlepšili sa vzťahy s dodávateľmi, pretože všetci vidia, že platby prebiehajú rýchlo a bez chýb.
Každý mesiac Iva predtým spracovávala približne 150–200 faktúr od desiatok rôznych dodávateľov – a to všetko ručne v Exceli. Teraz naordinovala dodávateľom, aby faktúry posielali na špeciálny Dishboard e-mail, z ktorého systém sám automaticky načíta položky, cenu aj splatnosť z faktúry v prílohe. Následne to uloží do platobného kalendára, ktorý automaticky pripomína budúce platby. Tie potom nie sú opomenuté.
Vďaka tomu dokázala presvedčiť aj malých farmárov, aby jej faktúry posielali digitálne – a tí, ktorí pôvodne posielali len papier, teraz posielajú 100 % dokladov e-mailom. Tým odpadlo zdĺhavé pátranie a zlepšili sa vzťahy s dodávateľmi, pretože všetci vidia, že platby prebiehajú rýchlo a bez chýb.
„Keby som na štrnásť dní odcestovala na Maledivy, nič zásadné by sa nestalo – pretože to mám všetko online. A potom sa tomu len zase viac venujem na konci mesiaca. Takže z pôvodných troch týždňov práce mesačne je dnes tak jeden.“
Viete, ako správne počítať food cost?
Túto metriku je možné zároveň vypočítať na niekoľkých úrovniach, o ktorých si môžete prečítať v našom článku o food coste. A to práve vrátane spomínaného zohľadnenia skladových zásob.Reálne náklady a príjmy
„Predtým som bola často prekvapená výškou niektorých nákladov. Napríklad pri mzdách – účtovníčka mi poslala reálne výplaty a ja som si hovorila: ‚Aha, on mal dovolenku, preto je to viac.‘ A teraz si to predstavte pri 20 ľuďoch, kde to každý mesiac vychádza inak. Na konci mesiaca ma to vždy prekvapilo.“
„Predtým som bola často prekvapená výškou niektorých nákladov. Napríklad pri mzdách – účtovníčka mi poslala reálne výplaty a ja som si hovorila: ‚Aha, on mal dovolenku, preto je to viac.‘ A teraz si to predstavte pri 20 ľuďoch, kde to každý mesiac vychádza inak. Na konci mesiaca ma to vždy prekvapilo.“
„Pred Dishboardom som nevedela, ako na tom reálne stojím. Teraz sa pozriem do systému, vidím stav účtu, čo mám zaplatiť, čo ma čaká… A podľa toho si viem vypočítať, či si môžem dovoliť napríklad kúpiť ten krásny veľký stôl, čo sa mi páči. 😄“
„Keď sa food cost zvýši, hneď to vidím. A potom si to rozkliknem – vidím prečo. A hlavne sa mi už nestáva, že niečo zaradím dvakrát – raz som mala rovnakú faktúru aj dodací list, schválila som oboje a food cost mi vyšiel 45 %. 😅 Ale Dishboard to hneď ukázal – a ja som si to mohla dohľadať. Môžem si kliknúť na konkrétneho dodávateľa a mám hneď prehľad.“
Na škále od 1 do 10 – o koľko sa znížil stres z účtovníctva?
„Dvadsať!“ 😄 hovorí.
„Fakt! Prvý mesiac som bola prekvapená, že len nahrám faktúry a je hotovo.“ A mzdy – predtým som prepisovala tabuľky ručne. Teraz mám systém, kliknem, odošlem. Pohoda.“
Predtým ju účtovníčka stále urgovala, chýbali doklady. Teraz je všetko hneď v systéme a účtovníčka má prístup. Mzdy, food cost, faktúry aj iné výdavky. „Úplný luxus,“ hovorí. Tým získala nielen čas, ale aj istotu, že financie jej podniku sú skutočne pod kontrolou.
„Dvadsať!“ 😄 hovorí.
„Fakt! Prvý mesiac som bola prekvapená, že len nahrám faktúry a je hotovo.“ A mzdy – predtým som prepisovala tabuľky ručne. Teraz mám systém, kliknem, odošlem. Pohoda.“
Predtým ju účtovníčka stále urgovala, chýbali doklady. Teraz je všetko hneď v systéme a účtovníčka má prístup. Mzdy, food cost, faktúry aj iné výdavky. „Úplný luxus,“ hovorí. Tým získala nielen čas, ale aj istotu, že financie jej podniku sú skutočne pod kontrolou.
„Predtým som trávila celý týždeň na konci mesiaca s faktúrami a mzdami. Teraz sú to tak tri dni. Plus predtým denne telefonáty a dohľadávanie. Navyše skladať z viacerých systémov – účtovníctvo, Airbank, Storyous… teraz vidím, čo potrebujem. A hlavne – je to presné.“
Ušetrené? Minimálne 10 hodín mesačne na komunikácii a príprave dokumentov, ktoré miesto nej zvládne systém.
Ušetrené? Minimálne 10 hodín mesačne na komunikácii a príprave dokumentov, ktoré miesto nej zvládne systém.
A ako je to teraz?
Dnes Ive stačí raz týždenne nahliadnuť do prehľadov a uistiť sa, že všetko beží hladko. „Keby som sa na to nemusela pozerať denne, stačil by mi piatok alebo nedeľa, aby som skontrolovala, čo sa za ten týždeň nazbieralo,“ potvrdzuje. Namiesto stresu z papierov tak môže plánovať letné pop-upy, rozšírenie vonkajšieho baru aj rodinné víkendy.
Svoj vzťah k Dishboardu zhrnula jednou vetou: „Dishboard a ja sme kamaráti.“ Tým, že nechala systém strážiť rutinu, získala pokoj v duši, čas na stratégiu a úplnú istotu, že financie jej biznisu sú skutočne pod kontrolou.
Teraz okolo šiestej večer odchádza z podniku s pokojom v duši, pretože vie, že Dishboard všetky doklady spracoval automaticky. Večer si namiesto papierov dopraje krátku jógovú zostavu alebo meditáciu na záhrade, zatiaľ čo systém sám spáruje platby a zobrazí prehľad zostatkov.
Dnes Ive stačí raz týždenne nahliadnuť do prehľadov a uistiť sa, že všetko beží hladko. „Keby som sa na to nemusela pozerať denne, stačil by mi piatok alebo nedeľa, aby som skontrolovala, čo sa za ten týždeň nazbieralo,“ potvrdzuje. Namiesto stresu z papierov tak môže plánovať letné pop-upy, rozšírenie vonkajšieho baru aj rodinné víkendy.
Svoj vzťah k Dishboardu zhrnula jednou vetou: „Dishboard a ja sme kamaráti.“ Tým, že nechala systém strážiť rutinu, získala pokoj v duši, čas na stratégiu a úplnú istotu, že financie jej biznisu sú skutočne pod kontrolou.
Teraz okolo šiestej večer odchádza z podniku s pokojom v duši, pretože vie, že Dishboard všetky doklady spracoval automaticky. Večer si namiesto papierov dopraje krátku jógovú zostavu alebo meditáciu na záhrade, zatiaľ čo systém sám spáruje platby a zobrazí prehľad zostatkov.
Prehľad food costu a ďalších kľúčových metrík v Dishboarde
Chcete dosiahnuť rovnako skvelé výsledky aj vo vašom gastro podniku?
Povedzte nám svoj príbeh
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
Manage cookies
Cookie Settings
Cookies necessary for the correct operation of the site are always enabled.
Other cookies are configurable.
Other cookies are configurable.
