Ako zjednodušiť príjem faktúr v reštaurácii
Desiatky dodávateľov, stovky faktúr. A s tým spojené neustále dohľadávanie, prepisovanie a prepísanie. To je dokonalý žrút času, ktorý sa dá jednoducho vyriešiť. Ako majiteľ reštaurácie dobre viete, že každodenný chod, riešenie hostí aj starosť o personál vám už samo o sebe dáva zabrať. Keď sa k tomu navyše pridá chaos s faktúrami od dodávateľov, môže to byť hotová nočná mora. Ako na to?
Veľmi známa situácia
- Faktúry vám chodia akokoľvek, len nie jednotne. Elektronicky na rôzne e-maily, v rôznych formátoch, ale aj pri osobnom odovzdávaní, hoci pri tom nie ste.
- Papierové faktúry sa strácajú – na bare, v kancelárii, kdekoľvek, a často prídu oneskorene.
- Musíte ručne prepisovať údaje z PDF aj papierových dokumentov.
- Strácate prehľad o tom, ktorá faktúra už bola zaplatená a ktorá stojí za dohľadanie. A ešte k tomu, ktoré majú byť dodané účtovníctvu.
- Často sa stáva, že vám kvôli chybe v adresovaní unikne platba alebo vás čakajú nepríjemné pripomienky, v najhoršom prípade pokuty.
Našťastie na to existuje jednoduché riešenie. Dishboard dokáže celý proces doručenia, spracovania a archivácie faktúr automatizovať. A ak ste Dishboard ešte nevyskúšali, tento návod vám pomôže aj tak. Nižšie nájdete krok za krokom, ako nastaviť proces tak, aby všetky faktúry skončili vždy tam, kde majú – a vy sa už nemuseli trápiť hľadaním, opisovaním či dojednávaním nápravy.
1. Zostavte si zoznam dodávateľov
Aby ste vedeli, na koho sa zamerať a koho môžete na začiatku procesu vynechať.
Ako na to:
Aby ste vedeli, na koho sa zamerať a koho môžete na začiatku procesu vynechať.
Ako na to:
- Požiadajte účtovníka o export všetkých dodávateľov vrátane počtu faktúr za posledných 12 mesiacov.
- Údaje nahrajte do jednoduchej tabuľky, kde hneď uvidíte, ktorí dodávatelia generujú najviac faktúr.
2.Odstráňte jednorazových dodávateľov
„One-timers“ – teda tí, ktorí vám poslali menej než dve faktúry ročne – nemá zmysel riešiť.
Ako na to:
„One-timers“ – teda tí, ktorí vám poslali menej než dve faktúry ročne – nemá zmysel riešiť.
Ako na to:
- V tabuľke označte dodávateľov s menej než dvoma faktúrami a dočasne ich odložte bokom.
- Sústredte sa na tých niekoľko hlavných, ktorí posielajú pravidelné dávky faktúr.
3. Zaviesť unikátnu e-mailovú adresu pre faktúry
Jedna schránka na všetky faktúry = žiadne stratené dokumenty.
Ako na to:
Založte si adresu typu faktury@vase-bistro.sk (alebo .cz podľa vašej domény).
Všade – u všetkých hlavných dodávateľov aj v kontaktoch IČO – zdieľajte len túto adresu.
Je veľmi dôležité, aby ste túto e-mailovú adresu využívali iba pre faktúry.
Jedna schránka na všetky faktúry = žiadne stratené dokumenty.
Ako na to:
Založte si adresu typu faktury@vase-bistro.sk (alebo .cz podľa vašej domény).
Všade – u všetkých hlavných dodávateľov aj v kontaktoch IČO – zdieľajte len túto adresu.
Je veľmi dôležité, aby ste túto e-mailovú adresu využívali iba pre faktúry.
Viete, ako správne počítať food cost?
Túto metriku možno zároveň vypočítať na niekoľkých úrovniach, o ktorých si môžete prečítať v našom článku o food coste. A to práve vrátane spomínaného zohľadnenia skladových zásob.
4. Oznámte zmenu dodávateľom
Bez jasnej komunikácie sa faktúry budú stále strácať medzi ostatnou poštou.
Ako na to:
Dobrý deň,
odteraz prosím zasielajte všetky faktúry výhradne na adresu xxxxxxx@dishboard.app. Táto malá zmena nám ušetrí čas a zabezpečí rýchle preplatenie bez omeškania.
Ďakujeme za pochopenie,
[Vaše meno]
Bez jasnej komunikácie sa faktúry budú stále strácať medzi ostatnou poštou.
Ako na to:
- Napíšte stručný, priateľský e‑mail všetkým dôležitým partnerom:
Dobrý deň,
odteraz prosím zasielajte všetky faktúry výhradne na adresu xxxxxxx@dishboard.app. Táto malá zmena nám ušetrí čas a zabezpečí rýchle preplatenie bez omeškania.
Ďakujeme za pochopenie,
[Vaše meno]
- Spomenutím preplácania faktúr zabezpečíte, že si dodávatelia túto zmenu nastavia u seba. Kto by chcel mať faktúry po splatnosti, že?
5. Aktualizujte fakturačný e‑mail vo všetkých systémoch a službách
Služby, ktoré si pravidelne strhávajú platbu z vašej karty (POS, rezervačný systém, marketingové nástroje), zasielajú faktúry automaticky.
Tým zaistíte, že aj automaticky generované faktúry pristanú vo vašej novej centrálnej schránke.
Služby, ktoré si pravidelne strhávajú platbu z vašej karty (POS, rezervačný systém, marketingové nástroje), zasielajú faktúry automaticky.
Tým zaistíte, že aj automaticky generované faktúry pristanú vo vašej novej centrálnej schránke.
6.Zaviesť proces pre papierové faktúry a účtenky
Papierové dokumenty sa najrýchlejšie strácajú, najmä keď k vám príde dodávateľ so tovarom, ale vy pri tom nie ste.
Ako na to:
Určte zodpovednú osobu alebo rolu, ktorá papierové faktúry prevezme, neodkladne ich vyfotí a pošle na nastavenú adresu.
Vďaka tomu sa už nikdy nebudete musieť starať o originál.
Papierové dokumenty sa najrýchlejšie strácajú, najmä keď k vám príde dodávateľ so tovarom, ale vy pri tom nie ste.
Ako na to:
Určte zodpovednú osobu alebo rolu, ktorá papierové faktúry prevezme, neodkladne ich vyfotí a pošle na nastavenú adresu.
Vďaka tomu sa už nikdy nebudete musieť starať o originál.
7. Nastavte automatické preposielanie do Dishboardu
Ak už využívate Dishboard na správu financií, týmto spôsobom už šetríte veľa času automatizáciou. Tento krok vám to ešte viac uľahčí. Ak Dishboard ešte nevyužívate, môžete preskočiť na krok číslo 9.
Vďaka tomu sa faktúry dostanú priamo do systému na okamžité spracovanie.
Ako na to:
V Dishboarde v sekcii Faktúry nájdete unikátny e-mail, ktorý je len pre váš účet. Všetky faktúry zaslané na túto e-mailovú adresu sa automaticky spracujú, vložia do systému s prepisom údajov a zaznamená sa dátum splatnosti do kalendára s pripomienkou.
Ak už využívate Dishboard na správu financií, týmto spôsobom už šetríte veľa času automatizáciou. Tento krok vám to ešte viac uľahčí. Ak Dishboard ešte nevyužívate, môžete preskočiť na krok číslo 9.
Vďaka tomu sa faktúry dostanú priamo do systému na okamžité spracovanie.
Ako na to:
V Dishboarde v sekcii Faktúry nájdete unikátny e-mail, ktorý je len pre váš účet. Všetky faktúry zaslané na túto e-mailovú adresu sa automaticky spracujú, vložia do systému s prepisom údajov a zaznamená sa dátum splatnosti do kalendára s pripomienkou.
V nastavení e-mailového klienta (Gmail, Outlook) založte filter:
Všetky správy na faktury@… → preposlať na importnú adresu Dishboardu (napr. xxxxxx@dishboard.app).
Dishboard automaticky naimportuje dokumenty. Nižšie príklad pre Seznam Email.
Všetky správy na faktury@… → preposlať na importnú adresu Dishboardu (napr. xxxxxx@dishboard.app).
Dishboard automaticky naimportuje dokumenty. Nižšie príklad pre Seznam Email.
8. Využite cashflow, párovanie transakcií aj kalendár
Na prvý pohľad uvidíte, ktoré faktúry sú zaplatené a ktoré ešte čakajú. Vďaka inteligentným filtrom môžete vyfiltrovať faktúry čakajúce na platbu aj platby čakajúce na faktúry.
Na prvý pohľad uvidíte, ktoré faktúry sú zaplatené a ktoré ešte čakajú. Vďaka inteligentným filtrom môžete vyfiltrovať faktúry čakajúce na platbu aj platby čakajúce na faktúry.
9. Pravidelne vyhodnocujte zoznam dodávateľov
Jednorazoví dodávatelia sa môžu stať pravidelnými, naopak tí neaktívni zbytočne zostávajú v systéme.
Raz za štvrťrok zopakujte export od účtovníka.
Aktualizujte tabuľku: pridajte nových pravidelných dodávateľov, vyraďte tých, ktorí už neposielajú faktúry.
Jednorazoví dodávatelia sa môžu stať pravidelnými, naopak tí neaktívni zbytočne zostávajú v systéme.
Raz za štvrťrok zopakujte export od účtovníka.
Aktualizujte tabuľku: pridajte nových pravidelných dodávateľov, vyraďte tých, ktorí už neposielajú faktúry.
10. Spíšte a zdieľajte stručný manuál
Prečo: Ľudia dodržiavajú to, čo poznajú a chápu. A veľmi vám to uľahčí prácu s novými zamestnancami.
Ako na to:
Prečo: Ľudia dodržiavajú to, čo poznajú a chápu. A veľmi vám to uľahčí prácu s novými zamestnancami.
Ako na to:
- Na jednu A4 stránku zhrňte celý proces krok za krokom: od prvého exportu až po párovanie v Dishboarde.
- Pridajte niekoľko screenshotov (nastavenie filtra v maili, import v Dishboarde).
- Uložte dokument na zdieľané úložisko (napr. Google Drive) a zaškolte tím.
Výsledok?
Vďaka tomuto postupu budú faktúry vždy pod kontrolou: dorazia na jedno miesto, Dishboard ich naimportuje, vy ich ľahko spárujete s platbami a vyhnete sa nekonečnému dohľadávaniu. Váš systém pre cashflow bude nepriestrelný a budete ho mať neustále pod kontrolou. A hlavne – ušetríte desiatky hodín, ktoré môžete venovať svojim hosťom namiesto papierovej byrokracii.
Toto prvotné nastavenie môže trvať 2–3 hodiny, no keď ho dokončíte, ušetríte stovky hodín ročne. A to sa už naozaj oplatí.
Začnite hneď – prvý krok je najjednoduchší: požiadajte účtovníka o prehľad dodávateľov a ich faktúr. Veľa šťastia!
Vďaka tomuto postupu budú faktúry vždy pod kontrolou: dorazia na jedno miesto, Dishboard ich naimportuje, vy ich ľahko spárujete s platbami a vyhnete sa nekonečnému dohľadávaniu. Váš systém pre cashflow bude nepriestrelný a budete ho mať neustále pod kontrolou. A hlavne – ušetríte desiatky hodín, ktoré môžete venovať svojim hosťom namiesto papierovej byrokracii.
Toto prvotné nastavenie môže trvať 2–3 hodiny, no keď ho dokončíte, ušetríte stovky hodín ročne. A to sa už naozaj oplatí.
Začnite hneď – prvý krok je najjednoduchší: požiadajte účtovníka o prehľad dodávateľov a ich faktúr. Veľa šťastia!
Prehľad food costu a ďalších kľúčových metrík v Dishboarde
Chcete dosiahnuť rovnako skvelé výsledky aj vo vašom gastro podniku?
Povedzte nám svoj príbeh
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
a my vám pripravíme riešenie na mieru!
Nastavení sušenky
Sušenky nezbytné pro správné fungování webu jsou vždy povoleny.
Ostatní sušenky lze nastavit.
Ostatní sušenky lze nastavit.
